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Las reuniones virtuales se convirtieron en un desafío en los entornos laborales híbridos y remotos. Al haber cambiado repentinamente a la modalidad remota sin entender las dinámicas y técnicas eficaces de esta nueva forma de trabajo, las videollamadas, que se consideran esenciales para resolver problemas de comunicación remota, terminaron siendo poco productivas. Estas reuniones carecían tanto del impacto de la comunicación presencial como del rigor estructurado que caracteriza a los entornos remotos. Es por esta razón que en este artículo les voy a presentar las estrategias que te van a permitir transformar tu trabajo a través de reuniones virtuales efectivas.
El espacio sí importa
Aunque pueda parecer que ya estamos familiarizados con las videollamadas, todavía se observan espacios que no están del todo preparados para las reuniones virtuales. Es esencial que el espacio de trabajo esté libre de ruidos externos para asegurar una comunicación clara. Si bien es común atender reuniones en cafés o espacios de coworking, es preferible optar por lugares más tranquilos y silenciosos si no se dispone de un micrófono con suspensión de ruido. Un entorno sereno facilita la concentración y mejora la calidad de las conversaciones.
Fondos virtuales y su impacto
En segundo lugar, los fondos virtuales se han convertido en una herramienta valiosa. Plataformas como Google Meet, Zoom y Microsoft Teams ofrecen opciones para cargar fondos institucionales o elegir de entre una selección predeterminada que brinda un aspecto profesional y ayuda a ocultar cualquier desorden o distracción detrás de ti. Si lo prefieres, puedes diseñar tu propio fondo imprimiendo un espacio virtual que se asemeje a tu antigua oficina presencial. Puedes usar elementos como fotografías, libros y obras de arte para darle un toque personal y creativo.
El poder del botón de silencio
Por último, el botón de silencio sigue siendo un aliado esencial para evitar interrupciones y despistes durante las reuniones. Es fácil activar o desactivar el micrófono accidentalmente o hablar con el micrófono apagado durante una reunión. Para evitarlo, aprovecha las herramientas a tu alcance, como el ratón o los atajos de teclado, para controlar el micrófono de forma eficaz. Los errores con el micrófono suelen evidenciar la falta de atención en las reuniones, por lo que es fundamental estar completamente presente y comprometido en cada sesión, lo que nos lleva a la siguiente estrategia.
La clave es la atención plena
Uno de los mayores desafíos en las reuniones virtuales es mantener un enfoque total en la conversación y el contenido presentado. Con frecuencia, la falta de atención se produce por diversas razones, pero la principal es la idea errónea de que las reuniones virtuales permiten realizar múltiples tareas al mismo tiempo, como responder correos electrónicos, leer artículos relacionados con el trabajo o incluso conversar con otras personas en nuestro entorno físico.
Una de las estrategias más efectivas para combatir la falta de atención es encender la cámara durante las reuniones. No solo crea una sensación de cercanía con los asistentes, sino que también nos impulsa a concentrarnos en la sesión, evitando distraernos con otras actividades. Además, nos ayuda a captar las reacciones de los demás y a estar atentos a sus respuestas en el entorno virtual. La cámara facilita la interacción personal y nos recuerda que, aunque no estemos físicamente presentes, las expresiones faciales y la comunicación no verbal siguen siendo fundamentales en los entornos remotos. Debemos hacer un uso consciente de estas herramientas para mejorar nuestra experiencia en las reuniones.
Como líder de una reunión, tienes la oportunidad de implementar estrategias que promuevan la participación activa de los asistentes. Puedes aprovechar las funciones integradas de las plataformas de videoconferencia, como sondeos, chats y pizarras virtuales, que permiten realizar actividades dinámicas e interactivas. Por ejemplo, tanto Teams como Zoom ofrecen estas herramientas para enriquecer la experiencia de las reuniones.
Otra opción es emplear herramientas externas que complementen la plataforma de videoconferencia, como Mentimeter, Poll Everywhere y Kahoot, que permiten realizar encuestas y cuestionarios interactivos, o Miro y Mural, que ofrecen pizarras colaborativas para organizar ideas y realizar actividades lúdicas. Además, puedes usar aplicaciones como Evernote y OneNote para tomar notas de forma colaborativa. Estas herramientas adicionales te ayudarán a mantener a los participantes comprometidos y enfocados en los objetivos de la reunión.
El reto de los entornos híbridos
El mundo laboral está experimentando una transformación significativa hacia los entornos híbridos, donde las oficinas combinan el trabajo presencial y remoto de manera flexible. Esto significa que, en ciertos días o por grupos de trabajo, algunas personas asisten a la oficina, mientras que otras trabajan desde sus hogares o espacios de coworking. Esta situación crea un entorno laboral dinámico en el que se mezclan interacciones espontáneas en persona y reuniones virtuales.
Es fundamental que los participantes de las reuniones virtuales sean conscientes de los espacios desde los que cada persona trabaja. Definir y comunicar nuestra ubicación, ya sea en la oficina o en casa, facilita que los asistentes comprendan las particularidades de cada ambiente y se adapten de manera empática en cada uno.
Para que los entornos híbridos funcionen de manera exitosa, es esencial establecer políticas claras de comunicación con los compañeros de trabajo con quienes compartimos el espacio presencial en la oficina. Crear acuerdos que definan cuándo no podemos ser interrumpidos en persona durante reuniones virtuales es clave para evitar distracciones. Señales visuales como post-its, auriculares o letreros de «no molestar» pueden ser útiles para comunicar cuándo no se debe interrumpir. En este contexto, la creatividad juega un papel importante para encontrar formas efectivas de comunicación.
El futuro de las reuniones virtuales
Las estrategias mencionadas anteriormente solo funcionan si se apoyan en el pilar fundamental del trabajo remoto e híbrido: la voluntad del teletrabajador. El compromiso y la responsabilidad son clave para garantizar que los entornos laborales híbridos sean exitosos. Debemos abordar el trabajo remoto con una mentalidad de máxima productividad y dedicación, estableciendo relaciones de confianza y liderando con el ejemplo en nuestros equipos de trabajo.
A medida que los entornos híbridos y remotos continúan evolucionando, el potencial para desarrollar equipos remotos altamente efectivos es prometedor. Estos equipos se caracterizan por el dominio y la plena utilización de herramientas tecnológicas, así como por la capacidad de adaptación a nuevas formas de colaboración.
El futuro de las reuniones virtuales radica en nuestra capacidad para encontrar el equilibrio entre la flexibilidad y la estructura, entre la eficiencia y la conexión humana. A medida que aprendemos a dominar estas nuevas formas de trabajo, nos volveremos más ágiles, innovadores y, en última instancia, más efectivos. Al adoptar estas estrategias y mantener un enfoque centrado en el bienestar y la colaboración, lograremos no solo mejorar nuestras reuniones virtuales, sino también transformar la forma en que trabajamos juntos en el futuro.
Los invito a que se inscriban al programa de Herramientas de Microsoft y Google para el Trabajo Remoto, en donde profundizo no solo en las herramientas de Teams, sino también de Google y otros proveedores que permiten implementar estrategias para ejercer de manera eficiente el trabajo remoto. Es un programa no solo dirigido a trabajadores remotos, sino también a líderes que manejen equipos híbridos, ya que estas herramientas y estrategias desarrolladas en el programa son útiles para las diferentes modalidades de trabajo.
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